情報資産の管理実態に関するアンケート調査

 

2016年01月28日

■ 「電子データの管理者権限など適切に保管している」との回答が60.2%
■ 「情報漏えいの危険や保管場所は作った本人しかわからない」との実態が浮かぶ
■ 文書管理ツールやデジタルアセットマネジメント(DAM)について、「導入済み」の回答は17.5%
■ 「DAMのメリットは情報漏えいの防止につながる」との理解は浸透

 株式会社MM総研(東京都港区、所長:中島洋、以下 MM総研)と凸版印刷株式会社(東京都千代田区、代表取締役社長:金子眞吾、以下 凸版印刷)は共同で従業員数100人以上の企業を対象とした「情報資産の管理実態に関する調査」を実施し1月28日、結果をまとめた。

※デジタルアセットマネジメント(以下、DAM)は様々な書類のほか、写真、画像、動画、音声、音楽などのコンテンツの管理を行う概念のこと。DAMソリューションを導入することで契約書や販促活動の中で使用する商品写真、イラスト、ロゴ、CM、映像等のデジタルコンテンツを一元管理することができ、業務の効率性が向上するほか、リスク管理もできると言われる。

 会社での資料やコンテンツの保管方法を聞いたところ、「電子データをファイルサーバに入れて、限られた人員しか見られないように、管理されている」が最も多く60.2%、「誰でも見られるファイルサーバに入れて、管理されている」が32.8%、「主に紙の資料として保管されている」が31.1%の順となっている。

(会社における資料やコンテンツの保管方法)

 また、会社で保管されている資料やコンテンツの管理方法の課題や不安を聞いたところ、「特に課題や不安を感じない」が60.4%と最も多い一方で、「情報漏えい、情報の不正な閲覧の危険性がある(もしくは、既に漏えいしてしまっている)」が32.6%、「保管場所について、作成した本人など限られた人しか知らないため、情報が探せない、もしくは探すのに時間がかかる」が30.2%、「どのような情報が存在しているか、限られた人しか知らず、効果的に利用されていない」が28.4%となっており、セキュリティ面の課題や不安のほか、業務効率的な課題や不安があることが分かる。


(会社で保管されている資料やコンテンツの管理方法の課題や不安)

文書管理ツール・DAMを「導入ずみ」「15年度中に導入予定」は合わせて28.2%

 文書管理ツールやDAMの導入率を聞いたところ、「導入している」が17.5%、「導入していないが、15年度中の導入予定である」10.7%と合計しても28.2%となっている。また、「導入していないが、16年度以降の導入にむけ検討している」が19.7%、「導入しておらず、16年度以降の導入予定もない」が27.1%、「分からない」が24.9%と導入未定と答える企業が71.8%となっている。情報漏えいの危険性や業務情報が有効に探せないなどの業務非効率化を感じつつも導入は先延ばしになっているということが分かる。

 文書管理ツールを導入している企業に対して、どのような資料、コンテンツが管理されているかについて聞いたところ、「従業員の個人情報に関する情報」が57.4%、「他社や顧客と交わした契約書」が50.4%の順となっており、機密情報を管理するために導入が進んでいると言える。

(文書管理ツールを導入している企業の利用用途)

 文書管理ツールを導入している企業に対して、導入のメリットを複数回答で聞いたところ、「情報の漏えいや不正な閲覧を防止できる」が79.1%、「情報の紛失や変化を防止できる」が65.9%、「社内での情報共有が円滑にできる」が60.5%、「情報を探すことに時間を取られずに済む」が49.6%、「資料やコンテンツを二次利用することで、収益を生んでいる」が28.7%の順となっている。現在はセキュリティ面の強化での導入意向が強いことが伺える。

(文書管理ツールの導入メリット)

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■調査概要
1.調査対象 :従業員数100人以上の大手・中堅企業の役員、経営企画、総務/法務部門、人事/経理部門、企画・制作部門の課長クラス以上
2.回答件数 :457件
3.調査方法 :Webアンケート
4. 調査期間 :2015年12月4日(金)~12月7日(月)
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※本調査は、「デジタルアセットマネジメント」(DAM)の提案・販売で実績のある凸版印刷が調査の設問を設定。凸版印刷のDAM導入提案を始めとする企業アーカイブ・コンサルティングを通じて培った業界知識と、MM総研の調査力・マーケティング力を活かし、実施したものである。

本件に関するお問い合わせ先

株式会社MM総研

担 当 : 西脇/小野寺

所在地 : 東京都港区芝公園2-6-3 芝公園フロントタワー

連絡先 : 03-5777-0161

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